Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd Arferol ar gyfer Ymgyngoriadau

Cynlluniwyd y ddogfen ymgynghori a'r broses ymgynghori hon i gadw at yr Egwyddorion Ymgynghori a gyhoeddwyd gan Swyddfa'r Cabinet.

Gofynnir i grwpiau cynrychioliadol roi crynodeb o'r bobl a'r sefydliadau y maent yn eu cynrychioli a, lle bo'n berthnasol, pwy arall y maent wedi ymgynghori â nhw wrth ddod i'w casgliadau pan fyddant yn ymateb.

Gall gwybodaeth a ddarperir mewn ymateb i'r ymgynghoriad hwn gael ei chyhoeddi neu ei datgelu yn unol â’r cyfundrefnau mynediad at wybodaeth (sef, yn bennaf, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (FOIA), Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a deddfwriaeth diogelu data’r DU). Mewn rhai amgylchiadau, gall hyn felly gynnwys data personol, lle bo hynny'n ofynnol yn ôl y gyfraith.

Os ydych chi am i'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu gael ei thrin yn gyfrinachol, byddwch yn ymwybodol fod yr Adran, fel awdurdod cyhoeddus, wedi'i rhwymo gan y cyfundrefnau mynediad at wybodaeth ac felly efallai y bydd yn ofynnol iddi ddatgelu'r holl wybodaeth neu rywfaint o'r wybodaeth a roddwch. O ystyried hyn, byddai'n ddefnyddiol pe gallech esbonio wrthym pam eich bod yn ystyried bod yr wybodaeth a ddarparwyd gennych yn gyfrinachol. Os byddwn yn cael cais i ddatgelu'r wybodaeth, byddwn yn ystyried eich esboniad yn llawn, ond ni allwn roi sicrwydd y gellir cynnal cyfrinachedd o dan bob amgylchiad. Ni fydd ymwadiad cyfrinachedd awtomatig a gynhyrchir gan eich system TG, ynddo'i hun, yn cael ei ystyried yn rhwymol ar yr Adran.

Bydd y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol bob amser yn prosesu eich data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data'r DU ac, yn y rhan fwyaf o amgylchiadau, bydd hyn yn golygu na fydd eich data personol yn cael ei ddatgelu i drydydd partïon. Mae hysbysiad preifatrwydd llawn wedi'i gynnwys isod.

Ni fydd ymatebion unigol yn cael eu cydnabod oni bai y gofynnir am hynny yn benodol.

Mae eich barn yn werthfawr i ni. Diolch am gymryd yr amser i ddarllen y ddogfen hon ac ymateb.

A ydych chi’n fodlon bod yr ymgynghoriad hwn wedi dilyn yr Egwyddorion Ymgynghori? Os nad ydych yn fodlon, neu os oes gennych unrhyw sylwadau eraill am sut y gallwn wella'r broses, cysylltwch â ni drwy'r weithdrefn gwyno.

Data personol

Mae’r paragraffau canlynol yn egluro'ch hawliau ac yn rhoi'r wybodaeth y mae gennych hawl iddi o dan ddeddfwriaeth diogelu data'r DU.

Noder bod yr adran hon yn cyfeirio at ddata personol yn unig (eich enw, manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth arall sy'n ymwneud yn bersonol â chi neu unigolyn arall a enwir neu sy’n adnabyddadwy), nid at gynnwys eich ymateb i'r ymgynghoriad fel arall.

1. Manylion y rheolydd data a manylion cyswllt ein Swyddog Diogelu Data   

Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol (MHCLG) yw'r rheolydd data. Gellir cysylltu â'r Swyddog Diogelu Data yn dataprotection@communities.gov.uk neu drwy ysgrifennu i’r cyfeiriad canlynol: Data Protection Officer, Ministry of Housing, Communities and Local Government, Fry Building, 2 Marsham Street, London SW1P 4DF.

2. Pam rydyn ni’n casglu eich data personol  

Mae eich data personol yn cael ei gasglu fel rhan hanfodol o'r broses ymgynghori, fel y gallwn gysylltu â chi ynghylch eich ymateb ac at ddibenion ystadegol. Efallai y byddwn hefyd yn ei ddefnyddio i gysylltu â chi am faterion cysylltiedig.

Byddwn yn casglu eich cyfeiriad IP os byddwch yn cwblhau ymgynghoriad ar-lein. Efallai y byddwn yn defnyddio hwn i sicrhau mai dim ond unwaith y bydd pob person yn cwblhau arolwg. Ni fyddwn yn defnyddio'r data hwn at unrhyw ddiben arall.

Mathau sensitif o ddata personol

Peidiwch â rhannu data am droseddau neu ddata personol categori arbennig os nad ydym wedi gofyn am hyn oni bai bod hynny’n gwbl angenrheidiol at ddibenion eich ymateb i'r ymgynghoriad. Wrth gyfeirio at ‘ddata personol categori arbennig’ rydym yn golygu gwybodaeth am:

  • hil
  • tarddiad ethnig
  • barn wleidyddol
  • credoau crefyddol neu athronyddol
  • aelodaeth undeb llafur
  • geneteg
  • biometreg  
  • iechyd (gan gynnwys gwybodaeth yn ymwneud ag anabledd)
  • bywyd rhywiol; neu
  • gyfeiriadedd rhywiol unigolyn byw.

Wrth gyfeirio at ‘ddata troseddau’ rydym yn golygu gwybodaeth sy’n ymwneud ag euogfarnau neu droseddau unigolyn byw neu fesurau diogelwch cysylltiedig.

3. Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol

Mae casglu eich data personol yn gyfreithlon o dan erthygl 6(1)(e) o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data gan ei fod yn angenrheidiol er mwyn i MHCLG gyflawni tasg er budd y cyhoedd/wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolydd data. Mae Adran 8(d) Deddf Diogelu Data 2018 yn datgan y bydd hyn yn cynnwys prosesu data personol sy'n angenrheidiol ar gyfer arfer swyddogaeth y Goron, Gweinidog y Goron neu un o adrannau'r llywodraeth h.y. ymgynghoriad yn yr achos hwn.

Lle bo angen at ddibenion yr ymgynghoriad hwn, mae ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu unrhyw ddata personol categori arbennig neu ddata troseddau (esbonnir y termau dan ‘Mathau sensitif o ddata personol’) y byddwch yn ei gyflwyno mewn ymateb i’r ymgynghoriad hwn fel a ganlyn. Y sail gyfreithlon berthnasol ar gyfer prosesu data personol categori arbennig yw Erthygl 9(2)(g) Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (budd cyhoeddus sylweddol), ac Atodlen 1 paragraff 6 o Ddeddf Diogelu Data 2018 (dibenion statudol ac ati a llywodraeth). Yn yr un modd, mae’r sail gyfreithlon berthnasol mewn perthynas â data personol sy’n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau yn cael ei darparu gan Atodlen 1 paragraff 6 o Ddeddf Diogelu Data 2018.

4. Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich data personol

Gall MHCLG benodi ‘prosesydd data’, yn gweithredu ar ran yr adran ac o dan ein cyfarwyddyd, i helpu i ddadansoddi’r ymatebion i’r ymgynghoriad hwn. Lle byddwn yn gwneud hynny, byddwn yn sicrhau bod y gwaith prosesu ar eich data personol yn parhau i fod yn gwbl unol â gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data.

5. Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data personol, neu'r meini prawf a ddefnyddir i benderfynu ar y cyfnod cadw

Caiff eich data personol ei gadw am ddwy flynedd ar ôl i'r ymgynghoriad ddod i ben, oni bai ein bod yn canfod cyn hynny nad oes angen parhau i’w gadw.

6. Eich hawliau, e.e. cyrchu, cywiro, cyfyngu, gwrthwynebu

Eich data personol yw’r data rydym yn ei gasglu, ac mae gennych lais sylweddol o ran yr hyn sy'n digwydd iddo. Mae gennych yr hawliau canlynol:

a. gweld pa ddata sydd gennym amdanoch chi

b. gofyn i ni roi'r gorau i ddefnyddio'ch data, ond i gadw cofnod ohono

c. gofyn i’ch data gael ei gywiro os yw’n anghywir neu’n anghyflawn

d. gwrthwynebu ein defnydd o'ch data personol o dan rai amgylchiadau

e. cyflwyno cwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth annibynnol (ICO) os ydych yn meddwl nad ydym yn trin eich data yn deg neu'n unol â'r gyfraith. Gallwch gysylltu â'r ICO ar-lein, neu ffonio 0303 123 1113.

Cysylltwch â ni yn y cyfeiriad canlynol os hoffech arfer yr hawliau a restrir uchod, ac eithrio’r hawl i gyflwyno cwyn i’r ICO: dataprotection@communities.gov.uk neu'r Knowledge and Information Access Team, Ministry of Housing, Communities and Local Government, Fry Building, 2 Marsham Street, London SW1P 4DF.

7. Ni fydd eich data personol yn cael ei anfon dramor

8. Ni fydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw benderfyniadau awtomataidd

9. Caiff eich data personol ei storio yn system TG ddiogel y llywodraeth

Rydym yn defnyddio system trydydd parti, Citizen Space, i gasglu ymatebion i’r ymgynghoriad. Yn y lle cyntaf, bydd eich data personol yn cael ei storio ar eu gweinydd diogel yn y DU. Bydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo i system TG ddiogel y llywodraeth cyn gynted â phosibl, a chaiff ei storio yno am ddwy flynedd cyn ei ddileu, oni bai ein bod yn canfod cyn hynny nad oes angen parhau i’w gadw.