Cryfhau amddiffyniadau i lesddeiliaid dros ffioedd, taliadau a gwasanaethau: ymgynghoriad
Data personol
Mae’r canlynol yn esbonio’ch hawliau ac yn rhoi’r wybodaeth y mae gennych hawl iddi o dan ddeddfwriaeth diogelu data’r Deyrnas Unedig. Sylwch fod yr adran hon yn cyfeirio at eich data personol yn unig (eich enw, manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth arall sy’n ymwneud â chi neu unigolyn arall sydd wedi’i adnabod neu y gellir ei adnabod yn bersonol) nid cynnwys eich ymateb i'r ymgynghoriad fel arall.
1. Pwy yw’r rheolwr data a manylion cyswllt ein Swyddog Diogelu Data
Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol a Llywodraeth Cymru. Gellir cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data trwy dataprotection@communities.gov.uk neu drwy ysgrifennu i'r cyfeiriad canlynol: Data Protection Officer, Ministry of Housing, Communities and Local Government, Fry Building, 2 Marsham Street, Llundain SW1P 4DF.
2. Pam yr ydym yn casglu eich data personol
Mae eich data personol yn cael ei gasglu fel rhan hanfodol o'r broses ymgynghori, fel y gallwn gysylltu â chi ynglŷn â'ch ymateb ac at ddibenion ystadegol. Efallai y byddwn hefyd yn ei ddefnyddio i gysylltu â chi am faterion cysylltiedig.
Byddwn yn casglu eich cyfeiriad IP os byddwch yn cwblhau ymgynghoriad ar-lein. Efallai y byddwn yn defnyddio hyn i sicrhau mai dim ond unwaith y mae pob person yn cwblhau arolwg. Ni fyddwn yn defnyddio'r data hwn at unrhyw ddiben arall.
Mathau sensitif o ddata personol
Peidiwch â rhannu data personol categori arbennig neu ddata troseddau troseddol os nad ydym wedi gofyn am hyn oni bai bod hynny’n gwbl angenrheidiol at ddibenion eich ymateb i'r ymgynghoriad. Wrth 'ddata personol categori arbennig', rydym yn golygu’r wybodaeth ganlynol am unigolyn byw:
- hil
- tarddiad ethnig
- barn wleidyddol
- credoau crefyddol neu athronyddol
- aelodaeth o undeb llafur
- geneteg
- biometreg
- iechyd (gan gynnwys gwybodaeth sy'n gysylltiedig ag anabledd)
- bywyd rhywiol; neu
- cyfeiriadedd rhywiol.
Wrth 'ddata troseddau', rydym yn golygu gwybodaeth sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol neu droseddau unigolyn byw neu fesurau diogelwch cysylltiedig.
3. Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’ch data personol
Mae casglu eich data personol yn gyfreithlon o dan erthygl 6(1)(e) Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data gan ei fod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd/wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i’r rheolydd data gan y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol. Mae adran 8(d) Deddf Diogelu Data 2018 yn nodi y bydd hyn yn cynnwys prosesu data personol sy'n angenrheidiol ar gyfer arfer swyddogaeth y Goron, Gweinidog y Goron neu adran y llywodraeth h.y. ymgynghoriad yn yr achos hwn.
Lle bo angen at ddibenion yr ymgynghoriad hwn, mae ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu unrhyw ddata personol categori arbennig neu ddata 'troseddol' (termau a esbonnir o dan 'Mathau o Ddata Sensitif') a gyflwynwch mewn ymateb i'r ymgynghoriad hwn fel a ganlyn. Y sail gyfreithlon berthnasol ar gyfer prosesu data personol categori arbennig yw Erthygl 9(2)(g) GDPR y DU ("budd cyhoeddus sylweddol"), ac Atodlen 1 paragraff 6 Deddf Diogelu Data 2018 ('statudol etc a dibenion y llywodraeth'). Darperir y sail gyfreithiol berthnasol mewn perthynas â data personol sy'n ymwneud â data euogfarnau troseddol a throseddau hefyd gan Atodlen 1 paragraff 6 Deddf Diogelu Data 2018.
4. Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich data personol
Gall y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol benodi 'prosesydd data', sy'n gweithredu ar ran yr Adran ac o dan ein cyfarwyddyd, i helpu i ddadansoddi'r ymatebion i'r ymgynghoriad hwn. Efallai y byddwn yn defnyddio Deallusrwydd Artiffisial wrth ddadansoddi’r ymatebion. Lle byddwn yn gwneud hynny, byddwn yn sicrhau bod prosesu eich data personol yn parhau i gydymffurfio'n llym â gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data.
5. Am ba mor hir y byddwn yn cadw’r data personol, neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw
Bydd eich data personol yn cael ei gadw am ddwy flynedd ar ôl cau'r ymgynghoriad, oni bai ein bod yn nodi bod ei gadw yn ddiangen cyn y pwynt hwnnw.
6. Eich hawliau, e.e. mynediad, cywiro, cyfyngu, gwrthwynebiad
Eich data personol chi yw’r data rydym yn ei gasglu, ac mae gennych lais sylweddol o ran beth sy’n digwydd iddo. Mae gennych yr hawl i:
- weld pa ddata sydd gennym amdanoch
- gofyn i ni roi'r gorau i ddefnyddio eich data, ond cadw cofnod ohono
- gofyn am gywiro'ch data os yw'n anghywir neu'n anghyflawn
- gwrthwynebu defnyddio’ch data personol mewn rhai amgylchiadau
- cyflwyno cwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth annibynnol (ICO) os ydych chi'n meddwl nad ydym yn trin eich data yn deg neu'n unol â'r gyfraith. Gallwch gysylltu â'r ICO drwy https://ico.org.uk/, neu ffonio 0303 123 1113.
Cysylltwch â ni yn y cyfeiriad canlynol os hoffech arfer yr hawliau a restrir uchod, ac eithrio'r hawl i gyflwyno cwyn gyda'r ICO: dataprotection@communities.gov.uk neu'r Knowledge and Information Access Team, Ministry of Housing, Communities and Local Government, Fry Building, 2 Marsham Street, Llundain SW1P 4DF.
7. Ni fydd eich data personol yn cael ei anfon dramor.
8. Ni fydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw benderfyniadau awtomataidd.
9. Bydd eich data personol yn cael ei storio mewn system TG ddiogel sy’n eiddo i’r llywodraeth.
Rydym yn defnyddio system trydydd parti, Citizen Space, i gasglu ymatebion i'r ymgynghoriad. Yn y lle cyntaf, bydd eich data personol yn cael ei storio ar eu gweinydd diogel nhw sydd wedi’i leoli yn y DU. Bydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo i system TG ddiogel y llywodraeth cyn gynted â phosibl, a bydd yn cael ei storio yno am ddwy flynedd cyn iddo gael ei ddileu.