Cryfhau amddiffyniadau i lesddeiliaid dros ffioedd, taliadau a gwasanaethau: ymgynghoriad

4.4 Gofynion Newydd o ran Cymwysterau

i) Cwmpas gofynion o ran cymwysterau

313. Roedd elfen cymwysterau adroddiad yr Arglwydd Best yn canolbwyntio'n bennaf ar gymwysterau asiantiaid unigol, gan mai dim ond unigolion sy'n gallu meddu ar gymwysterau. Roedd yr adroddiad yn cydnabod bod egwyddor ar draws proffesiynau rheoleiddiedig sy'n cydnabod cyfrifoldeb unigol. Rydym yn cytuno ei bod yn iawn bod unigolion yn atebol am gyflawni cymwysterau.

314. Fodd bynnag, fel y mae adroddiad yr Arglwydd Best yn ei gydnabod, mae cyfrifoldebau pwysig ar lefel cwmni hefyd. Mae perfformiad cwmnïau sy'n darparu gwasanaethau asiant rheoli yr un mor bwysig â'r unigolion sy'n gweithio iddynt. Mae cwmnïau'n creu'r diwylliant y mae asiantiaid unigol yn gweithredu ynddo – trwy'r strwythur corfforaethol sydd ar waith, y polisïau mewnol y mae'n rhaid i'w staff gadw wrthynt, a'u dull o hyfforddi a datblygu. Credwn felly bod achos cryf dros gynnwys rheoleiddio cwmnïau - yn ogystal ag unigolion - o fewn cwmpas deddfwriaeth yn y dyfodol trwy wneud cwmnïau asiantiaid rheoli yn gyfrifol am sicrhau bod eu staff yn cael eu hyfforddi i'r lefel ofynnol. Gellid gweithredu hyn yn ychwanegol at atebolrwydd ar lefel unigol. Rydym yn awyddus i glywed gan y diwydiant a chan randdeiliaid sydd â diddordeb o ran sut y gellid cyflawni hyn heb roi beichiau sylweddol ar y cwmnïau dan sylw ac wrth sicrhau sector cynaliadwy.

315. Credwn y dylai rheolwyr ystadau ar ystadau rhydd-ddaliad fod yn ddarostyngedig i'r un gofynion â'r rhai sy'n rheoli blociau lesddaliad. Wrth ddod i'r farn hon, rydym wedi ystyried tebygrwydd y gwaith a'r ffaith bod yr un cwmnïau yn ymgymryd â'r ddau weithgaredd mewn llawer o achosion. Rydym yn croesawu barn ynghylch a yw hyn yn briodol neu a oes unrhyw ystyriaethau eraill y dylem eu hystyried.

ii) Lefel y cymhwyster

316. Mae cwmpas y gwaith y mae asiantiaid rheoli yn ei wneud yn helaeth, yn amrywio o gaffael mân waith cynnal a chadw ac atgyweiriadau i sicrhau diogelwch adeiladau blociau preswyl uchel. Mae hefyd yn gallu newid dros amser wrth i dechnolegau newydd gael eu datblygu ac wrth i reoliadau newydd gael eu cyflwyno. Yn ogystal, gall asiantiaid rheoli fod yn gyfrifol am gyllidebau sylweddol gan gynnwys cronfeydd ad-dalu a gwaith rheoli contractau gwaith mawr. Rydym o'r farn y dylai lefel y cymhwyster fod yn briodol i'r gwaith y mae asiant rheoli unigol yn ei wneud.

317. Rydym o'r farn y gall swyddogaethau asiant rheoli gael eu rhannu'n nifer o swyddogaethau craidd. Mae’r rhain yn cynnwys:
     1. Cyswllt o ddydd i ddydd â chleientiaid, gan gynnwys Cymdeithasau Tenantiaid Cydnabyddedig a gwirfoddol;
     2. Rheoli anghydfodau eiddo a hysbysiadau terfynu - rheoli anghydfodau rhwng meddianwyr, delio â chwynion am sŵn neu ymddygiad gwrthgymdeithasol arall sy'n torri amodau lesoedd, delio â therfynu contractau;
     3. Ymdrin â cheisiadau statudol – er enghraifft, delio ag estyniadau neu amrywiadau i lesoedd, delio ag unrhyw achosion o dorri cyfamod.
     4. Rhwymedigaethau ariannol – ystod eang o swyddogaethau gan gynnwys agor cyfrifon banc ar ymddiriedolaeth; paratoi amcangyfrifon a chyllidebau tâl gwasanaeth; rheoli arian tâl gwasanaeth a chronfeydd wrth gefn; casglu tâl gwasanaeth a chyfraniadau rhent tir; casglu ôl-ddyledion; darparu copïau o ddogfennau ariannol perthnasol; prosesu taliadau.
     5. Yswiriant – cynghori, trefnu a/neu weinyddu polisïau yswiriant adeiladau ac adnewyddu a/neu ymdrin â hawliadau cysylltiedig; Rhoi cyfarwyddyd i baratoi amddiffyniad costau adfer at ddibenion prisio yswiriant;
     6. Rheoli Adeiladau – delio ag atgyweiriadau, cynnal a chadw, adnewyddu a gwelliannau; ymrwymo i gontractau a’u rheoli ar ran y landlord; cydymffurfio â gofynion statudol (e.e. ar broses gwaith mawr); arolygiadau o'r rhannau cyffredin a rhannau eraill o'r adeilad; Ymgysylltu â'r landlord ar faterion rheoli;
     7. Rheoli materion tân ac iechyd a diogelwch – ymgysylltu â phobl sy'n gymwys i gynnal archwiliadau iechyd a diogelwch gorfodol a diogelwch tân, ac asesiadau risg tân;
     8. Darparu gwybodaeth am werthiannau a phrynu – gan gynnwys cynnig eiddo gwag i'w osod a delio ag ymholiadau gwerthu cyn llofnodi contract.
     9. Cynnal gwasanaethau ysgrifenyddol i gwmnïau – gan gynnwys paratoi papurau ar gyfer cyfarfodydd bwrdd a Chyfarfodydd Cyffredinol Blynyddol a’u mynychu, cynnal cofrestrau’r cwmnïau;
     10. Cydymffurfio â rhwymedigaethau o dan Ddeddf Diogelwch Adeiladau 2022 (neu ddeddfwriaeth Diogelwch Adeiladau cyfatebol yng Nghymru yn y dyfodol) – ymgysylltu â'r Person Atebol a pherson(au) cymwys perthnasol eraill i sicrhau bod dogfennau a gweithdrefnau perthnasol yn cael eu paratoi’n brydlon (e.e. Achos Diogelwch Adeiladau, Strategaeth Ymgysylltu â Phreswylwyr, gweithdrefn gwyno), sicrhau bod arolygon priodol yn cael eu cynnal, rheoli neu gynghori ar geisiadau am dystysgrifau asesu adeiladau, sicrhau cydymffurfiaeth â rhwymedigaethau perthnasol eraill.
318. Datblygodd Adroddiad 2019 yr Arglwydd Best gonsensws bod yn rhaid i bob asiant eiddo (term sy'n cwmpasu asiantiaid ystadau, gosod a rheoli) fod yn gymwys i lefel 3 o leiaf, ond y dylai asiantiaid rheoli blociau lesddaliad fod yn gymwys i lefel 4 o leiaf, sy'n cyfateb i flwyddyn 1af gradd baglor, gan ddefnyddio Fframwaith Cymwysterau Rheoleiddiedig y Swyddfa Cymwysterau ac Arholiadau (Ofqual). Roedd y gofyniad am gymhwyster lefel 4 ar gyfer asiantiaid rheoli yn cydnabod agweddau cymhleth eu rôl wrth reoli blociau lesddaliad.

319. Mae llawer o asiantiaid rheoli yn ymgymryd â swyddogaethau y mae lywodraeth y DU yn credu eu bod angen cymhwyster lefel 4. Mae'r swyddogaethau hyn (nid yw’n rhestr gyflawn) yn cynnwys: cytuno ar gontractau a thaliadau am wasanaethau rheoli eiddo; cynghori landlordiaid ar faterion fel aseiniadau les, estyniadau ac amrywiadau; gweithio gydag awdurdodau lleol a statudol ynglŷn â gweithredu neu ddiwygio neu wneud gwelliannau i wasanaethau cymunedol; trefnu yswiriant adeiladau; trefnu caniatâd ar gyfer gweithredu neu ddiwygio gwasanaethau cyffredin; paratoi neu gaffael y gwaith o baratoi amserlenni dadfeiliad anheddau unigol; sicrhau cydymffurfiaeth â rheoleiddiadau tân a gofynion iechyd a diogelwch gan gynnwys trefnu archwiliadau cyfnodol o gyfleusterau atal tân; sicrhau bod landlordiaid adeiladau risg uwch yn cydymffurfio â'u cyfrifoldebau o dan Ddeddf Diogelwch Adeiladau 2022 (neu gyfrifoldebau cyfatebol yng Nghymru yn y dyfodol).

320. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gallai fod rhai rolau asiant rheoli gyda lefelau llai o gyfrifoldeb neu gymhlethdod sy'n ei gwneud yn ofynnol i bobl ymgymryd â lefel is o gymwysterau, e.e. Lefel 3 (sy'n cyfateb i Safon Uwch), yn enwedig pan nad yw staff yn cyflawni'r mathau o swyddogaethau cymhleth a nodir yn y paragraff blaenorol.

321. Rydym hefyd yn cydnabod y gallai fod rhai rolau o fewn cwmnïau asiantiaid rheoli sy'n gofyn am lefelau cyfrifoldeb sylweddol uwch, fel Cyfarwyddwr Cwmni, ac a allai fod angen lefel uchel o gymwysterau, e.e. Lefel 5 (sy'n cyfateb i ail flwyddyn gradd baglor).

322. Rydym yn cytuno â chasgliadau adroddiad yr Arglwydd Best ac yn cynnig y dylai pob asiant rheoli fod yn gymwys i lefel 4, gydag eithriadau lle mae gan y rôl fwy neu lai o gyfrifoldeb. Mae llywodraeth y DU yn bwriadu gweithio ar y cyd â rhanddeiliaid i ddatblygu rhestr gynhwysfawr o swyddogaethau asiantiaid rheoli sy’n gofyn am gymwysterau ar wahanol lefelau. Rydym yn croesawu barn trwy'r ymgynghoriad hwn am lefel y cymwysterau sy'n ofynnol ar gyfer swyddogaethau asiant rheoli allweddol.

323. Wrth greu'r lefel arfaethedig hon o gymwysterau, rydym yn awyddus i sicrhau cysondeb â gwaith i godi safonau proffesiynoldeb yn y sector tai cymdeithasol yn Lloegr. Rydym yn ymwybodol y gall asiantiaid rheoli ddarparu gwasanaethau i lesddeiliaid a thenantiaid tai cymdeithasol mewn rhai blociau, gan gynnwys y rhai sy'n cael eu rheoli'n bennaf gan landlordiaid cymdeithasol. Mae'n bwysig sicrhau bod unrhyw fesurau a gyflwynwn ar reoleiddio asiantiaid rheoli yn ystyried gofynion cyfreithiol neu reoliadol eraill, gan gynnwys gofynion cymhwysedd ac ymddygiad a gynigir ar gyfer y sector tai cymdeithasol yn Lloegr o dan Ddeddf Tai Cymdeithasol (Rheoleiddio) 2023.

iii) Cynnwys y cyrsiau a darparwyr cymwysterau

324. Mae nifer o ddarparwyr cymwysterau a hyfforddiant eisoes yn y diwydiant asiantiaid rheoli eiddo. Rydym yn cydnabod bod llawer o'r cyrsiau hyn yn cael eu cyflwyno i safon uchel a bod rhai o'r cyrsiau hyn yn cynnig pob un neu rai o'r sgiliau sydd eu hangen ar asiantiaid rheoli i weithredu'n effeithiol.

325. Rydym yn cytuno â chasgliad adroddiad yr Arglwydd Best ei bod yn bwysig cynnal ystod amrywiol o ddarparwyr cymwysterau i sicrhau cystadleuaeth o ran cost ac ansawdd. Mae yna ddarparwyr presennol sy'n cynnig cyrsiau mewn rheoli eiddo lesddaliad sy'n darparu'r sgiliau angenrheidiol sydd eu hangen ar asiantiaid rheoli i berfformio'n effeithiol. Byddem yn gweithio gyda darparwyr presennol a rhanddeiliaid allweddol eraill i ddatblygu'r pynciau a'r meysydd allweddol y dylai cyrsiau eu cwmpasu. Yn y dewis a ffefrir gennym (fel y nodir yn yr adran ar orfodi isod), byddai llywodraeth y DU yn gofyn i gyrff proffesiynol dynodedig arwain y gwaith o orfodi cymwysterau proffesiynol gorfodol. Fel rhan o’r rôl hon, gallai llywodraeth y DU hefyd ofyn i'r cyrff proffesiynol dynodedig gytuno ar y gofynion o ran cynnwys y mae'n rhaid i gyrsiau eu bodloni i ddarparu asiantiaid rheoli a rheolwyr ystadau rhydd-ddaliad gyda'r sgiliau a'r wybodaeth angenrheidiol i berfformio'n effeithiol. Fel gofyniad sylfaenol, ac fel yr argymhellir gan Adroddiad yr Arglwydd Best, rydym yn disgwyl y dylai'r maes llafur gynnwys sgiliau technegol, cysylltiadau â defnyddwyr, diogelwch ac ymddygiad moesegol.

326. Mae'n bwysig bod cymwysterau a gynigir o ansawdd digonol. Rydym yn cytuno ag argymhelliad yr Arglwydd Best y gall y Swyddfa Rheoleiddio Cymwysterau ac Arholiadau (Ofqual) chwarae rôl wrth sicrhau ansawdd cymwysterau. Rydym yn awgrymu ein bod yn ei gwneud yn ofynnol bod cymwysterau’n cael eu rheoleiddio gan Ofqual, eu rheoleiddio gan Awdurdod Cymwysterau’r Alban, Cymwysterau Cymru neu’r CCEA, neu eu rheoleiddio drwy system reoleiddio gyfwerth.

327. Dylai unrhyw ddarparwr sy'n dymuno gwneud hynny allu cyflwyno'r cymhwyster os ydynt yn gwneud hynny i'r safon ofynnol, bod cynnwys y cwrs yn cwmpasu'r pynciau cywir, ac os yw’r achrediad priodol ganddynt.

328. Rydym yn croesawu barn ar y ffordd orau o sicrhau cynnwys cymwysterau o ansawdd uchel a chysondeb ar draws darparwyr.

iv) Datblygiad proffesiynol parhaus

329. Mae Datblygiad Proffesiynol Parhaus (DPP) yn nodwedd mewn llawer o broffesiynau. Mae DPP yn hanfodol i sicrhau bod asiantiaid rheoli yn parhau i ddysgu a chadw sgiliau perthnasol, ac mae'n bwysig bod unigolion, a chwmnïau sy'n eu cyflogi, yn sicrhau bod eu sgiliau’n parhau i fod yn gyfredol.

330. Mae gennym ddiddordeb mewn barn ynghylch a ddylid gosod gofyniad i asiantiaid rheoli ymgymryd â lefel benodol o DPP, yn ogystal â gofynion i asiantiaid gyflawni cymhwyster gofynnol, neu a ddylid gadael hyrwyddo DPP i gwmnïau ac unigolion wneud penderfyniad yn ei gylch. Rydym yn ymwybodol o'r risg y gallai gosod nifer uchel o oriau DPP yn fympwyol arwain at lai o amser i asiantiaid ganolbwyntio ar eu rôl.

331. Rydym hefyd yn cydnabod y byddai rhwyddineb o ran gorfodi unrhyw ofyniad DPP yn amrywio yn dibynnu ar y dull o orfodi a gymerir. Trafodir materion gorfodi yn yr adran isod.