Cryfhau amddiffyniadau i lesddeiliaid dros ffioedd, taliadau a gwasanaethau: ymgynghoriad

2.8. Cyfrifon tâl gwasanaeth safonedig newydd

124. Mae datganiadau o gyfrifon ariannol ("cyfrifon tâl gwasanaeth") fel arfer yn cael eu paratoi a'u cyhoeddi'n flynyddol i lesddeiliaid gan landlordiaid neu asiantiaid rheoli i ddangos yr incwm a'r gwariant ar gyfer cynnal a chadw'r bloc(iau) dros gyfnod o 12 mis.

125. Mae cyfrifon tâl gwasanaeth amserol a chywir yn helpu lesddeiliaid i ddwyn landlordiaid i gyfrif am sut mae eu harian yn cael ei wario. Ar hyn o bryd nid oes dull safonedig o baratoi cyfrifon. Gall lesoedd ei gwneud yn ofynnol i landlordiaid ddarparu archwiliadau llawn, crynodebau neu ddatganiadau o gyfrifon i lesddeiliaid. Os nad yw'r les yn nodi fformat y cyfrifon, mae Sefydliad Brenhinol y Syrfewyr Siartredig yn argymell y dylid defnyddio dogfen Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr, “Technical release: Residential Service Charge Accounts” (TECH 03/11).,

126. Nid yw'r ddeddfwriaeth gyfredol na’r rhan fwyaf o lesoedd ychwaith yn nodi amserlen ar gyfer cynhyrchu a chyhoeddi cyfrifon tâl gwasanaeth i lesddeiliaid ar ddiwedd y flwyddyn. Efallai y bydd dyddiad wedi'i nodi yn y lesoedd neu ddatganiad yn nodi y dylid cynhyrchu'r wybodaeth 'cyn gynted ag y bo'n ymarferol'. Fodd bynnag, mae angen i landlordiaid ac asiantiaid rheoli fod yn ymwybodol o Adran 20B Deddf 1985 sy'n gosod terfynau ar adennill gwariant ar wasanaethau a wariwyd fwy na 18 mis cyn galw ar y lesddeiliaid i dalu’r costau perthnasol.

127. Ar hyn o bryd gall lesddeiliaid ofyn am grynodeb o'r costau gan eu landlord os ydynt wedi methu â darparu'r wybodaeth ofynnol neu os nad yw'r lesddeiliad yn fodlon â’r wybodaeth. Rhaid darparu'r crynodeb o fewn mis i'r cais neu o fewn chwe mis ar ôl i'r flwyddyn gyfrifyddu ddod i ben (pa un bynnag sydd ddiweddaraf). Ar gyfer blociau o bedair uned neu fwy, rhaid i'r crynodeb gael ei ardystio gan gyfrifydd cymwysedig.

128. Nid yw'r trefniadau presennol yn darparu amddiffyniad statudol digonol i lesddeiliaid gan nad oes llawer o gamau pellach os nad yw landlordiaid yn darparu cyfrifon mewn modd amserol neu'n darparu cyfrifon annigonol.

129. Er mwyn mynd i'r afael â hyn, mae mesurau yn Neddf 2024 yn golygu bod gofyniad ymhlyg mewn lesoedd i landlordiaid sy'n codi taliadau gwasanaeth amrywiadwy ac yn rheoli blociau o bedair neu fwy o unedau ddarparu datganiad o gyfrifon ysgrifenedig o fewn chwe mis i ddiwedd y cyfnod cyfrifyddu. Nid yw'r darpariaethau hyn yn drech na gofynion eraill, er enghraifft, lle mae les yn gofyn am archwiliad statudol neu ofynion mwy llym eraill.

130. Mae gan yr Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru hyblygrwydd ar sut y dylid gweithredu'r mesurau newydd, gan gynnwys:
     1. yr wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys fel rhan o gyfrifon tâl gwasanaeth;
     2. y safonau y mae'n rhaid eu bodloni wrth wirio cywirdeb y cyfrifon;
     3. datganiad safonol y mae'n rhaid i gyfrifwyr ei ddefnyddio i wirio eu gwaith; a
     4. diffinio pwy y caniateir ei ddosbarthu fel cyfrifydd cymwysedig at ddibenion paratoi adroddiad.
131. Yn ogystal, mae'r Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru yn gallu defnyddio darpariaethau gwahanol mewn gwahanol amgylchiadau, sy'n caniatáu iddynt ystyried gwahanol landlordiaid. Mae hyn yn rhoi hyblygrwydd i weithredu system gost-effeithiol ond gymesur sy'n rhoi sicrwydd i lesddeiliaid fod eu cyfrifon tâl gwasanaeth yn addas i'r diben.

i) Ffurf a chynnwys datganiad o gyfrifon ysgrifenedig

132. Mae nodyn canllaw ICAEW TECH 3/11 yn argymell y dylai cyfrifon ddilyn cyfrifyddu sy’n seiliedig ar groniadau a chynnwys gwybodaeth ofynnol er mwyn rhoi darlun cyffredinol mwy manwl o'r cyfrifon tâl gwasanaeth ar gyfer y cyfnod cyfrifyddu perthnasol. Gan dynnu ar hyn a chanllawiau arfer da eraill, rydym yn cynnig y dylai holl gyfrifon tâl gwasanaeth gynnwys:
     1. mantolen sy'n dangos asedau a rhwymedigaethau'r bloc. Dylai hyn osod gwariant yn erbyn y gyllideb tâl gwasanaeth a gynlluniwyd ar gyfer y bloc;
     2. adroddiadau incwm a gwariant gyda nodiadau esboniadol gan ddefnyddio penawdau sy'n gyson â'r adroddiad blynyddol;
     3. datganiadau ar gyfer datganiadau cronfeydd ad-dalu/wrth gefn (lle bo hynny'n berthnasol); a
     4. datganiad o ddiffygion casglu tâl gwasanaeth i ddeall lefel y golled refeniw a achosir trwy beidio â thalu taliadau gwasanaeth.
133. Mae’r canllaw’n awgrymu y dylai landlordiaid ac asiantiaid rheoli ar adeiladau cymhleth sicrhau bod cyfrifon tâl gwasanaeth yn adlewyrchu atodlenni gwasanaeth lluosog, lle bo hynny'n berthnasol, trwy ddarparu mantolenni gwahanol ar gyfer pob atodlen.

134. Rydym wedi adlewyrchu’r egwyddorion hyn mewn model o ddatganiadau ariannol y cyfrifon tâl gwasanaeth newydd arfaethedig yn Atodiad F.

ii) Safonau Adrodd Ariannol

135.  Mae'n bwysig bod lesddeiliaid yn cael sicrwydd bod y cyfrifon maen nhw'n eu derbyn yn gywir. Mae mesurau yn Neddf 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i landlordiaid baratoi adroddiad ysgrifenedig ynglŷn â'r datganiad cyfrifon, ac yn rhoi pŵer i'r Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru osod y safonau ariannol y mae'n rhaid i adroddiadau o'r fath eu bodloni. Mae'r safonau canlynol eisoes yn cael eu defnyddio gan gyfrifwyr:
     1. Safon Ryngwladol ar Wasanaethau Cysylltiedig (ISRS) 4400 (Diwygiedig), Agreed-Upon Procedures Engagements, sy'n arwain at adroddiad o ganfyddiadau hollol ffeithiol yn ymwneud â phrofion a gynhaliwyd. Gan adrodd i drydydd partïon, cytunir ar weithdrefnau ffeithiol (profion enghreifftiol o falansau penodol, er enghraifft) rhwng y busnes a'i gyfrifydd siartredig. Yna mae'r cyfrifydd yn cynnal y gweithdrefnau hynny ac yn adrodd ar y canlyniadau, fel y gall y busnes a'i randdeiliaid wneud defnydd ohonynt;
     2. Safon Ryngwladol ar Ymrwymiadau Adolygu (ISRE) 2400 (Diwygiedig) Engagements to Review Historical Financial Statements sy'n ei gwneud yn ofynnol i gyfrifydd wneud ymholiadau i reolwyr, ac eraill, a chynnal gweithdrefnau dadansoddol i gael rhywfaint o sicrwydd bod y datganiadau yn cydymffurfio â'r fframwaith adrodd ariannol a ddewiswyd ac yn rhoi golwg gwir a theg. Gall cydymffurfio â'r safon hon ei gwneud yn ofynnol i landlordiaid gydymffurfio â dulliau penodol o archwilio cyfrifon; a
     3. Safonau amrywiol a nodir gan Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (ISA). Mae’r Safonau Rhyngwladol ar Archwilio yn ei gwneud yn ofynnol i'r archwilydd gyflawni lefel llawer uwch o sicrwydd o'i gymharu â safonau eraill. Y safon fwyaf cyffredin a ddefnyddir ar gyfer cyfrifon tâl gwasanaeth yw Safon Ryngwladol ar Archwilio (ISA) 800 Ystyriaethau Arbennig - Archwiliadau o Ddatganiadau Ariannol a Baratowyd yn Unol â Fframweithiau Pwrpas Arbennig.
136. Rydym yn cynnig y byddai cadw at ISRS 4400 yn briodol ar gyfer y rhan fwyaf o flociau lesddaliad. Fodd bynnag, rydym yn croesawu barn ynghylch a allai safonau ychwanegol fod yn berthnasol ac o dan ba amgylchiadau y dylid eu hystyried. Yn benodol, barn ynghylch a ddylid defnyddio ISRE 2400 ac, os felly, i ba faint neu fath o adeilad. 

iii) Datganiad o ddeclarasiwn ysgrifenedig

137. Mae'n hanfodol bod yr holl wybodaeth ariannol yn cael ei hadolygu gan berson cymwys i sicrhau ei bod yn adlewyrchu'n gywir yr hyn y mae’n bwriadu ei gynrychioli.

138. O dan y mesurau a gyflwynwyd yn Neddf 2024, rhaid i'r adroddiad ysgrifenedig ynghylch y datganiad o gyfrifon gynnwys datganiad gan y cyfrifydd, ar ffurf ac mewn modd rhagnodedig, sy'n cadarnhau bod yr adroddiad yn cynrychioli’n gywir yr hyn y mae’n bwriadu ei gynrychioli. Y nod yw cynnig crynodeb clir a chryno i lesddeiliaid, gan ddangos bod y cyfrifydd wedi cadw at y gweithdrefnau gofynnol. Rydym yn cynnig datganiad syml sy'n cynnwys y canlynol:
     1. Manylion y bloc(iau) y mae cyfrifon yn cael eu paratoi ar eu cyfer a'r cyfnod cyfrifyddu a gwmpesir;
     2. Manylion y cyfrifydd sy'n paratoi'r adroddiad; a
     3. Cyfres o ddatganiadau, er enghraifft:
        1. Cadarnhad bod gwaith wedi'i wneud gan ddefnyddio safon ariannol benodol;
        2. Mae'r adroddiad yn gynrychiolaeth gywir o'r hyn y mae'n honni ei gynrychioli; a
        3. Nid oes unrhyw amheuon difrifol.
139. Mae datganiad o ddeclarasiwn drafft arfaethedig yn Atodiad G, y ceisir barn arno.

iv) Pobl sy'n gymwys i baratoi'r adroddiad ysgrifenedig

140. Mae'r ddeddfwriaeth bresennol yn nodi, pan fo angen crynodeb o'r costau, bod yn rhaid i'r crynodeb hwn gael ei ardystio gan archwilydd statudol (fel y'i diffinnir yn Rhan 42 Deddf Cwmnïau 2006). Nid yw'r gofyniad hwn yn berthnasol i rai mathau o landlord, gan gynnwys awdurdodau lleol.

141. Yn Neddf 2024, mae darpariaethau yn caniatáu i'r Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru ehangu'r gronfa o weithwyr proffesiynol â chymwysterau priodol a all baratoi'r adroddiad ysgrifenedig i helpu i gyflawni'r cynnydd tebygol yn nifer yr adroddiadau sydd eu hangen.

142. Rydym yn bwriadu ymestyn y rhai sy'n gymwys i baratoi adroddiad ysgrifenedig i'r rhai sy'n perthyn i gorff aelodaeth achrededig perthnasol. Rydym yn cynnig bod yn rhaid i'r cyfrifwyr fod yn perthyn i naill ai: Cymdeithas y Cyfrifwyr Ardystiedig Siartredig; neu Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr. Mantais ymestyn yr ymarferwyr sy’n gymwys i gynnwys cyrff achrededig yw ei fod yn rhoi sicrwydd o broffesiynoldeb i lesddeiliaid ond hefyd gorff arall y gallant gwyno iddo os bydd pethau'n mynd o'i le. Byddem yn croesawu barn ar y dull hwn.