Cryfhau amddiffyniadau i lesddeiliaid dros ffioedd, taliadau a gwasanaethau: ymgynghoriad

2.4 Hawliau estynedig i gael gwybodaeth ar gais

72. Ar hyn o bryd mae gan lesddeiliaid yr hawl i gael crynodeb ysgrifenedig o'r costau a gallant archwilio dogfennau cysylltiedig (e.e. cyfrifon, derbynebau a dogfennau eraill sy'n gysylltiedig â'r wybodaeth am daliadau gwasanaeth) o fewn chwe mis ar ôl derbyn y crynodeb.[13] Os oes angen, mae'n ofynnol i landlordiaid ddarparu lle addas ar gyfer archwilio'r dogfennau o fewn mis i gais y lesddeiliad. Er eu bod yn cynnig rhywfaint o fudd i lesddeiliaid, mae'r darpariaethau hyn yn gaethiwus ac yn cyfyngu ar faint o wybodaeth y mae'n rhaid i landlordiaid ei ddarparu.
     
73. Er y bydd landlordiaid yn darparu mwy o wybodaeth i lesddeiliaid trwy'r adroddiad blynyddol ac ar yswiriant adeiladau (gweler adran 2.1 ac adran 2.7), efallai y bydd gan lesddeiliaid gwestiynau pellach o hyd ac y byddant am gael mynediad at ddogfennau amrywiol ychwanegol i ddeall materion yn fwy manwl. Credwn y dylai lesddeiliaid gael mynediad at ddogfennau allweddol (e.e. asesiadau risg tân) ar unrhyw adeg, nid dim ond i hysbysu darpar brynwyr wrth werthu eiddo. Bydd hyn yn helpu'r rhai sy'n dymuno cael rhagor o fanylion am yr hyn maen nhw'n talu amdano a’u helpu i ddwyn landlordiaid i gyfrif yn well. Gall hefyd helpu i osgoi anghydfodau rhag gwaethygu os gall lesddeiliaid ddod o hyd i sicrwydd ar fater penodol trwy gael gwybodaeth ychwanegol. Dylai'r wybodaeth sydd ar gael ar gais gynnwys mynediad at ddogfennau sy'n ymwneud ag eitemau gwariant yn y tâl gwasanaeth yn ogystal â'r rhai sy'n ymwneud â rheoli a chynnal a chadw adeiladau unigol.

74. Yn ogystal â'r hawliau presennol, gall lesddeiliaid gyda landlordiaid awdurdodau lleol ofyn am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac, yn Lloegr, mae llywodraeth y DU hefyd yn ceisio cynyddu tryloywder i denantiaid (rhentwyr ac wedi’i ymestyn i lesddeiliaid sy'n rhanberchnogion gyda chyfran lai na 100%) darparwyr cofrestredig preifat tai cymdeithasol (PRP). Bydd llywodraeth y DU yn cyfarwyddo'r Rheoleiddiwr Tai Cymdeithasol i gyflwyno Gofynion Mynediad at Wybodaeth i Denantiaid Cymdeithasol newydd (STAIRs) ar gyfer darparwyr cofrestredig preifat tai cymdeithasol. Bydd STAIRs yn ei gwneud yn ofynnol i ddarparwyr cofrestredig preifat tai cymdeithasol fynd ati’n rhagweithiol i gyhoeddi gwybodaeth benodol am reolaeth eu cartrefi.

75. Mae Deddf 2024 yn diddymu'r hawliau presennol ac yn eu disodli gyda hawliau ehangach newydd i lesddeiliaid ofyn am wybodaeth fanylach am daliadau gwasanaeth, rheoli adeiladau, yswiriant a chynnal a chadw gan eu landlord. Gall lesddeiliaid hefyd ofyn am fynediad at wybodaeth berthnasol a gedwir gan drydydd partïon, a gallant ofyn am archwilio dogfennau yn bersonol neu i dderbyn copïau o ddogfennau wedi eu hanfon atynt. Gall y landlord godi tâl ar y lesddeiliad am wneud copïau, ond ni chaiff godi tâl ar lesddeiliaid am weld gwybodaeth yn bersonol oni bai bod copïau'n cael eu gwneud.

76. Mae gan yr Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru ystod o bwerau newydd i greu fframwaith cadarn ond cymesur i sicrhau bod lesddeiliaid yn derbyn gwybodaeth y mae ganddynt hawl iddi.[14] Yma, rydym yn ceisio barn ar sut i weithredu'r gyfundrefn ehangach newydd hon.

i) Gwybodaeth y gellir gofyn i landlordiaid amdani

77. Rydym yn cynnig y rhestr ragnodedig ganlynol o wybodaeth ariannol ac anariannol y gall lesddeiliaid ofyn amdani, gweler Tabl 1 isod. Mae hyn yn cynnwys manylion am 'reoli adeiladau a safleoedd' a 'rheolaeth ariannol' sy'n gysylltiedig ag eiddo lesddeiliad.

Tabl 1. Gwybodaeth mae gan lesddeiliaid hawl i’w derbyn

78. Byddem yn croesawu barn ar briodoldeb datgelu'r wybodaeth a restrir yn Nhabl 1 ac a ydych chi'n meddwl bod unrhyw wybodaeth bellach y dylai lesddeiliaid fod yn gallu cael mynediad iddi.

ii) Sut y dylid darparu dogfennau a’r cyfnodau amser a gwmpesir

79. Rydym yn cynnig y dylai lesddeiliaid allu gofyn am wybodaeth gan eu landlord trwy sianeli amrywiol, er enghraifft drwy e-bost neu yn ysgrifenedig (gweler adran 3.6) er mwyn gwneud ceisiadau'n fwy hygyrch iddynt.

80. Dylai landlordiaid wneud ymdrech resymol i ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani mewn fformat a modd hygyrch, gan gynnwys gwybodaeth a gafwyd gan drydydd partïon (fel y nodir ym mharagraffau 85-87). Mae'n well gan lawer o bobl dderbyn dogfennau'n ddigidol, a dylai landlordiaid ddefnyddio e-bost lle bo'n ymarferol i wneud hynny.

81. Rydym yn cynnig y gall lesddeiliaid ofyn am ddogfennau o flynyddoedd blaenorol. Er enghraifft, mae Deddf Cyfyngiadau 1980 yn caniatáu heriau i resymoldeb taliadau gwasanaeth amrywiadwy hyd at chwe (neu weithiau 12) mlynedd, tra bod prosesau prynu cartref yn caniatáu i drawsgludwyr ofyn am rai dogfennau (fel cyfrifon taliadau gwasanaeth) sy'n mynd yn ôl dair blynedd. Rydym yn bwriadu bod yn gyson o ran y cyfnod ar gyfer herio taliadau gwasanaeth, o ystyried y gellir ceisio gwybodaeth mewn perthynas â chefnogi her taliadau gwasanaeth, ac felly rydym yn cynnig gosod y terfyn ar chwe blynedd.

iii) Amserlen ar gyfer darparu gwybodaeth y gofynnwyd amdani

82. Mae Deddf 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i landlordiaid ddarparu gwybodaeth y gofynnwyd amdani o fewn cyfnod penodol. Os nad ydynt yn gwneud hynny, gall lesddeiliaid wneud cais i'r tribiwnlys priodol, a all orfodi'r cais yn ogystal â dyfarnu hyd at £5,000 mewn iawndal. Dylai'r amserlen ar gyfer darparu gwybodaeth hefyd fod yn deg ac yn rhesymol o ran anghenion landlordiaid ac asiantiaid rheoli sy'n gweithio ar eu rhan.

83. Rydym yn cynnig na ddylai casglu’r holl wybodaeth berthnasol y gofynnir amdani a’i darparu i'r lesddeiliad yn gyffredinol gymryd mwy na 28 diwrnod calendr. O ran pa mor ymarferol yw hyn, gall ddibynnu ar ffactorau fel natur y cais, a yw'r landlord yn dal yr wybodaeth angenrheidiol, ac a ellir anfon dogfennau'n electronig. Rydym yn croesawu barn ar y terfyn amser arfaethedig hwn.

84. Rydym o'r farn y dylid cyfiawnhau estyniadau i'r terfyn 28 diwrnod arfaethedig mewn amgylchiadau penodol yn unig. Er enghraifft, lle mae angen swp sylweddol o wybodaeth gan drydydd parti. Gan fod landlordiaid fel arfer eisoes yn dal y rhan fwyaf o'r wybodaeth a gynigir (fel yn Tabl 1), dylai'r achosion ar gyfer gofyn am estyniadau fod yn brin.

85. Pan fydd angen i'r landlord geisio gwybodaeth gan drydydd parti, ac er enghraifft, mae'r wybodaeth yn rhychwantu sawl blwyddyn ac yn cynnwys nifer o asiantiaid, ein barn dros dro yw y dylai estyniad o saith diwrnod calendr ychwanegol fod yn briodol. Mewn amgylchiadau o'r fath rydym yn disgwyl i landlordiaid roi esboniad clir i'r lesddeiliad o ran pam mae angen yr amser ychwanegol. Rydym yn croesawu barn ar y cyfnod a'r amgylchiadau cyfyngedig pan ddylid ei ganiatáu.

iv) Yr amserlen pan fo angen gwybodaeth gan drydydd parti

86. Wrth gwrdd â chais lesddeiliad am ragor o wybodaeth, bydd adegau pan fydd angen i landlordiaid gael gwybodaeth gan drydydd parti (a elwir hefyd "y Parti Derbyn") os nad ydynt yn dal yr wybodaeth eu hunain. Er enghraifft:
    1. landlord uwch ar gyfer yswiriant adeiladau neu wybodaeth arall sy'n ymwneud â rheoli'r adeilad;  
    2. landlord lle nad yw Cwmni Hawl i Reoli yn cymryd drosodd yr holl swyddogaethau rheoli; neu
    3. cynrychiolydd blaenorol y landlord, fel asiant rheoli nad yw bellach wedi’i ei gyflogi ar ran yr adeilad.
87. Mae Deddf 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i’r Parti Derbyn ddarparu gwybodaeth y gofynnwyd amdani o fewn cyfnod penodol. Ein barn dros dro yw y byddai 15 diwrnod calendr yn briodol ac y dylai’r cyfnod hwn ddisgyn o fewn amserlen 28 diwrnod calendr y landlord. Mae hyn yn golygu, er mwyn cwrdd â'r terfyn cyffredinol o 28 diwrnod (a ddisgrifir ym mharagraffau 83-84), y byddai angen i'r landlord nodi’n gynnar yn y cyfnod amser nad oeddent yn dal yr wybodaeth a chyflwyno sylwadau i’r Parti Derbyn. 

v) Y cyfnod amser ar gyfer archwilio dogfennau yn bersonol

88. Efallai y bydd amgylchiadau lle gallai fod yn haws cael mynediad i'r wybodaeth ac efallai y bydd lesddeiliaid yn dymuno archwilio dogfennau yn bersonol. Ar hyn o bryd, rhaid i landlordiaid ddarparu mynediad i'w swyddfeydd (neu leoliad addas arall) am ddau fis, gan ddechrau un mis ar ôl i'r cais gael ei wneud. Mae Deddf 2024 yn dileu'r isafswm cyfnod sydd gan landlordiaid i baratoi dogfennau ac yn caniatáu i'r Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru osod uchafswm amserlen i lesddeiliaid archwilio dogfennau, mewn cyfleuster addas. Rydym yn cynnig y dylai lesddeiliaid gael cyfnod hirach o ddyddiad y cais gwreiddiol i gael mynediad at ddogfennau ac rydym yn ceisio barn ynghylch a fyddai tri mis yn fwy priodol. O fewn yr amserlen hon, bydd gofyn i landlordiaid weithio gyda'r lesddeiliad i benderfynu am ba hyd sydd angen iddynt fod yn bresennol i archwilio’r wybodaeth ofynnol a chytuno ar leoliad addas iddynt wneud hynny. 

vi) Eithriadau o'r ddyletswydd i gydymffurfio â chais am wybodaeth

89. Mae amgylchiadau lle efallai na fydd yn briodol i landlordiaid ddarparu gwybodaeth y gofynnwyd amdani i lesddeiliaid. Rydym yn bwriadu darparu eithriadau i landlordiaid orfod darparu gwybodaeth ar gais i lesddeiliaid mewn amgylchiadau cyfyngedig yn unig. Rydym yn cynnig y dylid cyfyngu eithriadau i:
    1. Gwybodaeth fasnachol sensitif: os na ellir ei golygu, dylai'r landlord ddarparu crynodeb o'r wybodaeth ac esbonio pam na ellir darparu'r ddogfen lawn; a
    2. Ceisiadau blinderus: er enghraifft, os yw lesddeiliad yn gofyn dro ar ôl tro am yr un wybodaeth o fewn cyfnod byr (e.e. o fewn 3 mis i bob cais).