Cryfhau amddiffyniadau i lesddeiliaid dros ffioedd, taliadau a gwasanaethau: ymgynghoriad

2.1  Adroddiad blynyddol newydd

26. Bydd mesurau yn Neddf 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i landlordiaid ddarparu adroddiad blynyddol cyn y flwyddyn gyfrifyddu 12 mis, neu’n gynnar yn y flwyddyn honno. Cynigir y dylai'r adroddiad hwn fynd y tu hwnt i arferion cyfredol llawer o landlordiaid, sydd ond yn cynnwys hysbysiadau galw am dâl gwasanaeth, cyllidebau (mewn rhai achosion), a'r Crynodeb o Hawliau a Rhwymedigaethau statudol. 

27. Mae gan yr Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru bwerau i ragnodi fformat a chynnwys yr adroddiad blynyddol, a sut mae'n cael ei ddarparu i lesddeiliaid. Gallant hefyd eithrio categorïau penodol o landlordiaid neu fathau o daliadau gwasanaeth o'r gofyniad hwn, os ydynt yn ystyried hynny’n briodol.

28. Rhaid darparu'r adroddiad blynyddol o fewn mis i ddechrau'r cyfnod cyfrifyddu newydd, ond gellir ei gyhoeddi'n gynharach cyn belled â'i fod yn cwmpasu'r cyfnod 12 mis “perthnasol”. Mae hyn yn golygu y gallai landlordiaid gyfuno'r adroddiad hwn â'r hysbysiad galw am dâl gwasanaeth pe byddent yn dymuno lleihau costau, er enghraifft. 

i) Fformat a chynnwys arfaethedig yr adroddiad blynyddol

29. Y nod yw gwneud yr adroddiad blynyddol yn glir, yn hygyrch ac yn ddefnyddiol i lesddeiliaid a rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnynt mewn un lle am faint a godir arnynt am y flwyddyn i ddod ac unrhyw wariant sylweddol sydd ar y gweill y tu hwnt i hynny. Rydym yn cynnig y dylai’r adroddiad blynyddol gynnwys y wybodaeth sylfaenol ganlynol:
    1. Manylion cyswllt allweddol - megis asiant rheoli, landlord(iaid), a lle bo hynny'n berthnasol, y Cwmni Rheoli gan Breswylwyr, y person cyfrifol ar gyfer diogelwch tân, y Prif Berson Atebol o dan Ddeddf Diogelwch Adeiladu 2022, unrhyw Gymdeithas Tenantiaid Preswyl, ac unrhyw Gwmni Hawl i Reoli;
    2. Dyddiadau les pwysig - fel hysbysiad galw am dâl gwasanaeth interim a dyddiadau diwedd blwyddyn ariannol;
    3. Gwybodaeth sylfaenol am iechyd a chyflwr yr adeilad - gan gynnwys manylion arolygon statudol blynyddol blaenorol a chynlluniedig;
    4. Taliadau gweinyddu – copi o atodlen o'r taliadau gweinyddu gorfodol sy'n ofynnol gan Adran 61 Deddf 2024 (gweler adran 2.6);
    5. Gwaith mawr – cynlluniau ar gyfer gwaith mawr yn y ddwy flynedd nesaf ac a yw'r costau a ragwelir yn cael eu talu'n gyfan gwbl neu'n rhannol gan gronfa wrth gefn;
    6. Ymdrin ag anghydfodau – gwybodaeth i gyfeirio lesddeiliaid ble i fynd os ydynt yn anhapus â'r tâl gwasanaeth neu os oes ganddynt gwestiynau (e.e. manylion gweithdrefn gwyno'r landlord, manylion cyswllt y Gwasanaeth Cynghori ar Lesddaliadau, a hawliau i fynnu dogfennau allweddol); a
    7. Manylion gweithredoedd ffurfiol neu brosesau statudol sy'n effeithio ar yr adeilad - er enghraifft, hysbysiadau gorfodi, ymgyfreitha (o fewn ffiniau Gofynion Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data [7]), neu hawliadau rhyddfreinio.

Mae model enghreifftiol o’r adroddiad blynyddol a gynigir yn Atodiad A.

ii) Eithriadau i'r gofyniad i ddarparu adroddiad blynyddol

30. Mae gan yr Ysgrifennydd Gwladol a Gweinidogion Cymru y pŵer i ganiatáu eithriadau rhag darparu adroddiad blynyddol yn seiliedig ar y math o landlord, disgrifiad o dâl gwasanaeth neu unrhyw fater penodedig arall. Ein sefyllfa gychwynnol yw na ddylai fod unrhyw eithriadau. Mae hyn er mwyn sicrhau bod lesddeiliaid yn cael yr wybodaeth hanfodol sydd ei hangen arnynt. Rydym yn ymwybodol, fodd bynnag, o rai achosion a allai gyfiawnhau trefniadau gwahanol, ac mae ein hystyriaeth o bob un o'r rhain wedi'i nodi isod

a) Taliadau gwasanaeth sefydlog a ffioedd digwyddiad yn y sector ymddeol 

31. Mae llai o berthynas uniongyrchol rhwng y swm a delir gan lesddeiliaid y codir taliadau gwasanaeth sefydlog arnynt a chostau'r landlord. Mae hyn yn arbennig o wir mewn tai ymddeol arbenigol lle mae costau llawer o lesddeiliaid yn cael eu rheoli trwy gyfuniad o daliadau gwasanaeth sefydlog a ffioedd digwyddiad.[8]

32. O ystyried hyn, rydym yn cynnig y dylid parhau i ddarparu adroddiad blynyddol, ond i eithrio landlordiaid sy'n codi tâl gwasanaeth sefydlog a ffioedd digwyddiad o’r gofyniad i gynnwys y wybodaeth sylfaenol yn rhan g) Manylion gweithredoedd ffurfiol neu brosesau statudol sy'n effeithio ar yr adeilad (gweler paragraff 29) ynddo. Fodd bynnag, rydym yn cynnig y dylai'r landlordiaid hyn ddatgelu manylion unrhyw ffioedd digwyddiad fel a phryd y maent yn berthnasol i eiddo ymddeol fel rhan o'r adroddiad blynyddol. Bydd hyn yn ffordd ddefnyddiol o atgoffa am y rhwymedigaeth i dalu ffi digwyddiad y bydd perchnogion wedi cytuno iddo wrth brynu’r eiddo ond y gallent anghofio amdano yn nes ymlaen, yn enwedig yn achos y ffioedd sy’n cael eu sbarduno dim ond wrth adael neu werthu’r eiddo, a allai ddigwydd rai blynyddoedd yn ddiweddarach.

b) Landlordiaid canolradd ac uwch

33. Efallai y bydd rhai landlordiaid yn ei chael yn anodd bodloni rhai o’r gofynion i ddarparu’r wybodaeth sylfaenol a gynigir yn yr adroddiad blynyddol newydd. Yn arbennig landlordiaid lesoedd canolradd ("pen leswyr"). Bydd gan ben leswyr hawl i dderbyn gwybodaeth gan eu landlord (neu "landlord uwch") trwy'r adroddiad blynyddol. Fodd bynnag, dylai eu lesddeiliaid (neu "is-lesddeiliaid") hefyd fod â hawl i dderbyn gwybodaeth gan y pen leswr ac mae’n ofynnol iddo hefyd, fel eu landlord uniongyrchol, baratoi adroddiad blynyddol. Yn hyn o beth efallai na fydd gan y pen leswr holl gynnwys gofynnol yr adroddiad blynyddol i allu ei drosglwyddo i'r is-lesddeiliad ac, ar ben hynny, gall cyfnod cyfrifyddu y pen leswr fod yn wahanol i gyfnod y landlord uwch.

34. Cynigir dau opsiwn i fynd i'r afael â'r pryder hwn:
    • Eithriad i’r adroddiad blynyddol Opsiwn 1: Gohirio'r gofyniad i ddarparu'r adroddiad blynyddol i'r is-lesddeiliad nes bod y landlord uwch yn darparu'r wybodaeth berthnasol i'r pen leswr. Byddai lesddeiliaid yn derbyn y ffurflen galw am dâl gwasanaeth yn unol â chyfnod cyfrifyddu'r pen leswr ond byddai angen aros i dderbyn gwybodaeth a gedwir gan y pen leswr nes y gellid ei chyfuno â gwybodaeth a gedwir gan y landlord uwch, ar ddiwedd cyfnod cyfrifyddu'r landlord uwch. Byddai'r wybodaeth yn cael ei darparu i gyd fel un adroddiad, ond gallai hyn olygu oedi i’r lesddeiliaid; neu
    • Eithriad i’r adroddiad blynyddol Opsiwn 2: Ei gwneud yn ofynnol i bob pen leswr ddarparu'r wybodaeth sylfaenol sydd ganddynt fel rhan o’r adroddiad blynyddol o fewn yr amserlenni statudol. Er enghraifft, byddai'r wybodaeth y gallai'r pen leswr ei darparu fel rhan o'r adroddiad blynyddol, y gellir ei ddarparu ochr yn ochr â'r hysbysiad galw am dâl gwasanaeth, yn is-set o'r wybodaeth sylfaenol arfaethedig (paragraff 29) ac yn cynnwys:
      1. Tabl o fanylion cyswllt
      2. Gwybodaeth sylfaenol allweddol sy'n ymwneud ag iechyd a chyflwr yr adeilad; ac
      3. Ymdrin ag anghydfodau. 
35. Byddai’r wybodaeth gychwynnol a roddir yn Opsiwn 2 wedyn yn cael ei ategu gan yr wybodaeth sylfaenol sy’n weddill a roddir gan y landlord uwch yn ddiweddarach. Er y bydd lesddeiliaid yn cael mwy o wybodaeth ymlaen llaw, bydd yn anghyflawn a gallai darparu gwybodaeth mewn sypiau ar wahân roi pwysau gweinyddol ar landlordiaid. Byddem yn croesawu barn, yn enwedig gan lesddeiliaid a phen leswyr, ar ba opsiwn sy'n well gennych. 

c) Diffyg gwybodaeth

36. Oherwydd eu harferion gwaith, efallai y bydd rhai landlordiaid, yn enwedig landlordiaid cymdeithasol, yn cael trafferth darparu rhannau o'r wybodaeth sylfaenol a gynigir ar gyfer yr adroddiad blynyddol, neu ddarparu gwybodaeth yn y modd a ragnodir. Gallai’r enghreifftiau posibl gynnwys:
    1. Lle byddai angen i'r landlord ddarparu mwy o wybodaeth nag sy'n berthnasol i’r adeilad unigol. Er enghraifft, gallai adroddiadau, fel asesiadau risg tân gwmpasu nifer o adeiladau. Mewn amgylchiadau o'r fath rydym yn cynnig y dylid darparu'r wybodaeth hon o hyd, ond wrth wneud hynny y dylai'r landlord ei gwneud yn glir pan nad yw'r wybodaeth honno’n ymwneud â’r adeilad hwnnw yn unig.
    2. Lle nad yw'r landlord yn dal yr wybodaeth. Rydym yn credu y bydd hyn yn brin ond gallai ddigwydd o bosibl, er enghraifft, pan fydd gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo yn sgil newid mewn landlord neu asiant rheoli. Er mwyn ein helpu i benderfynu a allai fod angen eithriad, byddem yn croesawu barn ar yr wybodaeth sylfaenol y bwriedir ei gwneud yn ofynnol yn yr adroddiad blynyddol na allai landlord ei dal yn rhesymol, ac ym mha amgylchiadau, a'r baich profi y dylai fod angen i landlordiaid ei ddangos i fod yn gymwys ar gyfer eithriad o'r fath; neu
    3. Lle mae’r ddeddfwriaeth bresennol yn darparu eithriad ffurfiol. Er enghraifft, efallai na fydd Asesiad Risg Tân yn cwmpasu pob math o adeilad (er enghraifft, fflat deulawr).